PENGEMBANGAN PENYIMPANAN ARSIP
ASMI SANTA MARIA YOGYAKARTA BERDASARKAN
UNDANG-UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009
TENTANG KEARSIPAN
Yohannes Suraja
Abstract
Judging
from UU Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (the Law of
the Republic of Indonesia Number 43, 2009 about Filing), the implementation of
archival storage at ASMI Santa Maria Yogyakarta still needs to be developed to
make it more useful to assist management and employees in carrying out in
maintaining and developing the organization. The development based on the
elements associated with archive storage. The proposed forms of development are
: (1) classifying the archives stored into vital archives, active archives, inactive
archives, and static archives; (2) establishing archival institution, archival
unit, and determining the room or filing cabinets to store archives, vital
archives, active archives, inactive archieves, and static archieves; (3) keeping
records with regard records retention schedules, procedures and sistematic method of filing;
(4) determining the classification of archives, records retention schedules,
and security sistems and access to archives; (5) developing human resources;
(6) providing and developing the infrastructure and facilities in accordance
with the advancement of information and communication technology; and (7)
allocating funds in the budget plan as needed for the development of archival
storage.
Key-Words : archieve/record,
archieve classification, archieve organisation, archieves storage, archieve
storage support, archivist development, the infrastructure and facilities of
archieves, archival fund
A. Pendahuluan
Undang-Undang Nomor 43 Tahun
2009 tentang Kearsipan (UU tentang Kearsipan) mengamanatkan bahwa setiap
perguruan tinggi negeri wajib melaksanakan undang-undang tersebut, sedangkan
pelak-sanaannya di perguruan tinggi swasta
diserahkan pada kebijaksanaan setiap perguruan tinggi. Oleh karena UU tentang
Kearsipan tersebut berisi ketentuan yang sistematis untuk penyelenggaraan
kearsipan, maka penulis memandang ASMI Santa Maria sebagai perguruan tinggi swasta
perlu mengambil kebijaksanaan untuk
melakukan atau mengimplementasikan UU tentang Kearsipan tersebut. Tulisan ini dimaksudkan sebagai masukan
yang dapat digunakan oleh Pengurus Yayasan Marsudirini Yogyakarta dan Pimpinan
ASMI Santa Maria Yogyakarta sebagai
dasar untuk mengambil kebijakan dalam rangka implementasi UU tentang Kearsipan
untuk mengembangkan penyimpanan arsip di lingkungan ASMI Santa Maria
Yogyakarta; di samping juga dapat menjadi acuan bagi perguruan tinggi sejenis untuk
menerapkan peraturan tersebut guna mengembangkan penyimpanan arsipnya.
Fokus tulisan ini berkenaan
dengan pengembangan penyimpanan arsip. Penyim-panan arsip merupakan kegiatan pokok dalam
pengelolaan arsip, baik pengelolaan arsip dinamis maupun pengelolaan arsip
statis khususnya yang berkenaan dengan kegiatan pemeliharaan dan preservasi
arsip. Penyimpanan arsip merupakan
salah satu bentuk
aktivitas pemeliharaan ataupun
preservasi arsip.Oleh karena
penyimpanan arsip merupakan aktivitas pokok dalam pengelolaan arsip, maka
setiap perguruan tinggi, termasuk ASMI Santa Maria, perlu mengembangkan penyimpanan
arsip agar lebih bermanfaat bagi pejabat
pimpinan, dosen, dan karyawan dalam membantu memelihara dan mengembangkan
lembaga. Diharapkan melalui pengembangan penyim-panan arsip, arsip di ASMI
Santa Maria Yogyakarta dapat lebih
terjamin keefektifan pencapaian tujuan pengelolaan arsip yang optimal yaitu ketersediaan,
orisinali-tas,kepercayaan, keutuhan, keaman-an, dan keselamatan arsip.
Masalah tulisan ini yaitu hal
apa saja yang perlu diperbaiki (dikembangkan) berkenaan dengan penyimpanan
arsip di ASMI Santa Maria Yogyakarta? Apa saja bentuk pengembangan penyimpanan
arsip di ASMI Santa Maria Yogyakarta?
Pembahasan dalam rangka pe-ngembangan atau penyempurnaan penyim-panan arsip di ASMI Santa Maria Yogyakarta
dilakukan dengan menjadikan unsur-unsur yang berkenaan dan berkaitan dengan
penyimpanan arsip menurut UU tentang Kearsipan sebagai dasar rumusan usulan perbaikan yang seharusnya
dilakukan oleh ASMI Santa Maria Yogyakarta.Usulan pengembangan
mempertimbangkan peman-faatan “kekuatan”
yang ada di ASMI Santa Maria Yogyakarta, dan perbaikan atau penyempurnaan “kelemahan” yang ada dalam pelaksanaan penyimpanan arsip selama ini.
Dengan kata lain, usulan
pengembangan penyimpanan arsip di ASMI Santa Maria Yogyakarta ini didasarkan pada analisis kekuatan (strengths) dan kelemahan (weaknesses) yang ada kaitannya dengan
penyimpanan arsip di ASMI Santa Maria Yogyakarta, dan kesempatan (opportunities) yang ditunjukkan melalui
unsur-unsur yang berkenaan dengan penyimpanan arsip yang tersurat di dalam UU
tentang Kearsipan.
Uraian pembahasan perbaikan pe-nyimpanan arsip ASMI Santa Maria Yogyakarta berikut
didasarkan pada unsur-unsur yang
terlibat (ada) di dalam sistem penyimpanan arsip menurut UU Kearsipan yaitu
arsip, organisasi kearsipan, kegiatan penyimpanan arsip, pendukung penyim-panan arsip, sumber daya manusia, prasa-rana dan sarana,
serta pendanaan. Dengan demikian unsur-unsur
ini pula yang dipertimbangkan untuk diperhatikan pelak-sanaannya dalam
pengembangan penyim-panan arsipdi ASMI Santa Maria Yogyakarta.
B. Pembahasan
1.
Arsip
di ASMI Santa Maria Yogyakarta
Di dalam UU tentang Kearsipan, arsip diartikan sebagai
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Implikasi bagi
setiap perguruan tinggi termasuk ASMI Santa Maria Yogyakarta yaitu bahwa setiap
kegiatan di perguruan tinggi harus dibuat rekamannya. Di samping perguruan
tinggi juga menerima arsip dari pihak lain. Arsip atau rekaman dapat berbentuk
tulisan, gambar, suara, atau gabungan 2 atau 3 bentuk rekaman tersebut.
Media rekaman dapat berupa kertas, film, disk, kaset. Rekaman ini menjadi
dokumen sebagai bukti pelaksanaan kegiatan.Dalam arti ini, arsip adalah satu
atau lebih warkat (catatan, rekaman, dokumen, naskah) yang
dibuat ataupun diterima, memiliki nilai guna dan disimpan untuk menjamin
keselamatan dan persediaan kembali bilamana dibutuhkan. Nilai guna yang
dimaksudkan misalnya nilai guna administrasi, hukum, keuangan, pendidikan, riset
dan pembuktian.
UU tentang Kearsipan tersebut menggolongkan arsip sebagai
berikut :
a.
Arsip dinamis yang terdiri dari arsip vital, arsip aktif,
arsip inaktif.Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip vital
adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan
operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan
apabila rusak atau hilang. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi
penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Arsip inaktif adalah arsip yang
frekuensi penggunaannya telah menurun.
b.
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta
arsip dan memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan
dipermanenkan.
Selain arsip dinamis dan arsip statis dalam UU tentang Kearsipan juga
dikenal klasifikasi arsip yaitu arsip terjaga dan arsip umum.Arsip terjaga di
perguruan tinggi adalah arsip yang berkenaan dengan keberadaan dan kelangsungan
hidup perguruan tinggi yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan
keselamatannya. Setiap perguruan tinggi sebaiknya mengi-dentifikasi
arsip-arsip yang disimpannya sebagai arsip terjaga ini. Sedangkan arsip umum adalah arsip yang tidak
termasuk dalam kategori arsip terjaga.
ASMI Santa Maria Yogyakarta selama ini belum menglasifikasikan arsip yang
disimpannya ke dalam golongan arsip dinamis (arsip vital, arsip aktif, dan
arsip inaktif), arsip statis, arsip terjaga, dan arsip umum. Maka untuk
pengembangan penyim-panan arsipnya, ASMI Santa Maria Yogya-karta
perlu menerapkan model penyimpanan arsip dengan menglasifikasikan arsipnya
menjadi dua golongan besar : yaitu arsip dinamis yang terdiri dari arsip vital,
arsip aktif, dan arsip inaktif; dan arsip statis. Di dalam arsip vital dan
arsip statis termasuk pula arsip terjaga.
Konsekuensi dari pengembangan klasifikasi arsip ini yaitu bahwa ASMI Santa
Maria Yogyakarta perlu mengatur organisasi kearsipan, minimal mengatur
penyimpanan arsip dan menyediakan tempat penyimpanan arsip (almari arsip,
filing cabinet, ruang arsip) untuk menyimpan arsip vital, arsip aktif, arsip
inaktif, dan arsip statis. Upaya ini dapat dilakukan oleh ASMI Santa Maria
Yogyakarta, karena ASMI Santa Maria memiliki ruangan, almari, dan filing
cabinet yang dapat digunakan untuk melakukan pengembangan penyimpanan arsip.
Jadi bentuk pengembangan penyimpanan arsip yang dapat dilakukan yaitu
menggolongkan jenis arsip vital, arsip aktif, arsip inaktif, dan arsip statis;
dan menentukan ruang atau filing cabinet
yang secara khusus digunakan untuk menyimpan arsip vital, menentukan ruang atau filing
cabinet yang secara khusus untuk menyimpan arsip aktif, menentukan ruang atau
filing cabinet yang secara khusus digunakan untuk menyimpan arsip inaktif, dan menentukan
ruang atau filing cabinet yang digunakan untuk menyimpan arsip statis.
2. Organisasi Kearsipan dan Fungsinya
UU tentang Kearsipan menyebut organisasi kearsipan adalah
unit kerja yang menyelenggarakan pengelolaan arsip yang terdiri atas lembaga kearsipan,
unit kearsipan dan unit pengolah. Unit kerja-unit kerja kearsipan tersebut juga
bertang-gungjawab melaksanakan penyimpanan arsip, di samping
fungsi lain sebagai berikut.
a. Lembaga Kearsipan
Lembaga kearsipan adalah unit organisasi yang memiliki fungsi,
tugas, dan tanggung jawab penyelenggaraan arsip perguruan tinggi yang berkenaan
dengan kebijakan kearsipan perguruan tinggi, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip statis. Sebutan
lembaga kearsipan di perguruan tinggi (arsip perguruan tinggi) disesuaikan
dengan nama perguruan tinggi.Oleh karena itu, lembaga kearsipan ASMI Santa
Maria Yogyakarta dapat disebut dengan nomenklatur ”Arsip ASMI Santa Maria
Yogyakarta”. Berkenaan dengan penyimpanan arsip dapat dikatakan bahwa di
lembaga kearsipan atau arsip perguruan tinggi ini dilakukan penyimpanan arsip
statis sebagai bentuk kegiatan preservasi arsip. Karena ASMI Santa Maria
Yogyakarta, demikian pula akademi yang lain, termasuk mempunyai ukuran organisasi yang
tergolong kecil, maka dapat diambil kebijakan oleh pimpinan akademi untuk tidak
membentuk lembaga kearsipan akademi, tetapi cukup menyediakan ruangan dan
sarana yang dibutuhkan untuk mengelola dan menyimpan arsip statis. Pada
perguruan tinggi yang kecil, kebijakan dan pembinaan juga dapat diatur oleh
pimpinan perguruan tinggi atau yayasan.
b. Unit Kearsipan
Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip
yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan di
lingkungan kerjanya. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan
otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang
pengelolaan arsip dinamis. Unit kearsipan memiliki fungsi antara lain :
(1)
pengelolaan arsip inaktif dari unit
pengolah di lingkungannya;
(2)
pengolahan arsip dan penyajian arsip
menjadi informasi;
(3)
pemusnahan arsip di lingkungannya;
(4)
penyerahan arsip statis oleh pimpinan
pencipta arsip kepada lembaga kear-sipan;
(5)
pembinaan dan pengevaluasian dalam
rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.
Dalam kaitannya dengan penyim-panan arsip inaktif dapat dikatakan
bahwa di unit kearsipan ini dilakukan penyimpanan arsip inaktif. Arsip inaktif
yang berasal dari setiap unit kerja yang ada di ASMI Santa Maria Yogyakarta,
seperti Program Studi Sekretari, Program Studi Manajemen Perusahaan, Program
Studi Hubungan Masyarakat, Pusat Penelitian dan Peng-abdian kepada Masyarakat, Bagian
Akademik dan Kemahasiswaan, Urusan Kepegawaian, Urusan Keuangan, Urusan
Sarpras, Pusat Pemasaran, Pusat Bahasa, Laboratorium dan Pengembangan Data Elektronik (LPDE) diserahkan
untuk dikelola dan disimpan di Unit Kearsipan. Dengan demikian di setiap unit
kerja tersebut hanya tersimpan arsip yang tergolong sebagai arsip aktif saja,
dan Unit Kearsipan secara khusus mengelola arsip inaktif. Karena ASMI Santa
Maria Yogyakarta tergolong sebagai organisasi yang berukuran kecil, maka dalam
rangka pengembangan penyimpanan arsip ini dapat dilakukan penetapan tempat
(ruang, filing cabinet, almari arsip) yang digunakan untuk melakukan penyimpanan
arsip inaktif.
c. Unit Pengolah
Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip
yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang tercipta yang
berkaitan dengan kegiatan-kegiatan di lingkungannya. Setiap unit kerja yang ada
di perguruan tinggi pada dasarnya adalah pencipta arsip, yang dalam
merencanakan, melaksanakan, dan melaporkan pelaksanaan pekerjaan tidak lepas
dari kegiatan membuat atau menciptakan dan menerima arsip. Di dalam setiap unit
kerja harus ada unit pengolah atau petugas pengolah arsip, agar arsip di
lingkungan kerjanya terjamin penciptaan, keberadaan, keamanan, keutuhan, orisi-nalitas, kepercayaan, dan kesela-matannya. Dalam kaitannya dengan penyim-panan arsip aktif dapat dikatakan bahwa
unit pengolah yang ada di pencipta arsip (setiap unit kerja) bertanggungjawab
untuk melaksanakan penyimpanan arsip aktif. Untuk pengembangan penyimpanan
arsip di ASMI Santa Maria Yogyakarta, harus dilakukan penyadaran bahwa setiap unit
kerja seperti Program Studi Sekretari, Program Studi Manajemen Perusahaan,
Program Studi Hubungan Masyarakat, Pusat Penelitian dan Pengabdian kepada
Masyarakat, Bagian Akademik dan Kemahasiswaan, Urusan Kepegawaian, Urusan
Keuangan, Urusan Sarpras, Pusat Pemasaran, Pusat Bahasa, Laboratorium dan
Pengembangan Data Elektronik (LPDE) harus melakukan penciptaan arsip dari
setiap kegiatan yang diselenggarakan, mengurus arsip yang diterima, dan
melakukan penyimpanan arsip aktif dengan sistematis, menurut prosedur, metode tertentu, dan tersusun berurutan menurut
klasifikasi penyimpanan arsip. Untuk itu, setiap unit kerja dapat menyimpan
arsip dengan memperhatikan dan melakukan penyusunan arsip menurut klasifikasi
seperti pokok masalah dan asal-usul arsip.
3.
Penyimpanan
Arsip
Di dalam UU tentang Kearsipan dan penjabaran atau
pengaturan lebih lanjut dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, penyimpanan arsip
merupakan salah satu bentuk kegiatan pemeliharaan arsip dinamis dan preservasi
arsip statis. Bentuk kegiatan pemeliharaan arsip dinamis lainnya yaitu
pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, dan alih media arsip.
Sedangkan bentuk preservasi arsip statis lainnya yaitu pengendalian hama terpadu,
reproduksi, dan perencanaan menghadapi bencana. Jadi penyimpanan arsip
dilakukan terhadap arsip dinamis dan arsip statis. Penyimpanan arsip dinamis
dilakukan terhadap arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif. Penyimpanan arsip statis dilakukan terhadap
arsip yang mempunyai nilai sejarah, telah habis masa retensinya dan
berketerangan dipermanen-kan
Penyimpanan arsip aktif menjadi tanggung jawab pencipta
arsip.Penyimpanan arsip inaktif menjadi tanggungjawab unit kearsipan.Sedangkan
penyimpanan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan atau “arsip
perguruan tinggi”.
Implikasinya bagi pengembangan penyimpanan arsip di ASMI
Santa Maria yaitu bahwa penyimpanan arsip di ASMI Santa Maria Yogyakarta
dibedakan menjadi penyimpanan arsip dinamis dan penyimpanan arsip statis.
a.
Penyimpanan Arsip Dinamis
Penyimpanan arsip dinamis adalah proses penyusunan arsip
vital, arsip aktif, dan arsip inaktif di tempat penyimpanan arsip dengan memperhatikan sistem,
prosedur dan metode penyimpanan arsip tertentu.
Tujuan dari penyimpanan arsip dinamis adalah untuk
menjamin keterse-diaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja
dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan :
andal; sistematis; utuh; menyeluruh; dan sesuai dengan norma, standar,
prosedur, dan kriteria. Selain itu juga untuk menjaga keautentikan, keutuhan,
keamanan, dan keselamatan arsip.
Penyimpanan arsip dinamis dapat dibedakan menjadi tiga
yaitu penyimpanan arsip vital, penyimpanan arsip aktif, dan penyimpanan arsip
inaktif. Sedangkan dilihat dari tempat penyimpanan, maka penyimpanan arsip
dinamis dapat dibedakan menjadi 3 (tiga) sebagai berikut :
(1)
Arsip vital disimpan di unit pengolah
pencipta arsip (unit kerja) selama dalam masa simpan arsip aktif; disimpan di
unit kearsipan selama dalam masa simpan arsip inaktif; dan disimpan di ”Arsip
ASMI Santa Maria” sebagai arsip statis.
(2)
Arsip aktif disimpan di unit pengolah
pencipta arsip (unit kerja)
(3)
Arsip inaktif disimpan di unit
kearsipan.
Penyimpanan arsip merupakan salah satu bentuk kegiatan
pemeliharaan arsip. Dengan penyimpanan yang baik dan benar, dengan
memperhatikan sistem, prosedur dan metode tertentu maka tujuan penyimpanan arsip
dapat diwujudkan. Sistem penyimpanan arsip yang dimak-sudkan terdiri sistem penyimpanan arsip
berdasarkan urutan abjad, sistem penyim-panan arsip berdasarkan urutan nomor,
sistem penyimpanan arsip berdasarkan kronologis, sistem penyimpanan arsip
berdasarkan geografis, dan sistem penyim-panan arsip berdasarkan pokok soal.
Dalam proses penyimpanan arsip, setiap sistem mempuyai prosedur dan metode
tertentu. Prosedur pada setiap sistem filing pada dasarnya meliputi menetapkan
judul dokumen/naskah (caption), mengindeks, membuat tunjuk silang apabila
informasi dari suatu naskah berkaitan dengan informasi dari naskah lain yang
kodenya berlainan, memberi kode, menyortir, mengabjad, dan menyimpan (Wursanto,
2007; Suraja, 2006). Prosedur dan metode tersebut harus diikuti agar proses
penyimpanan arsip dapat berlangsung baik dan benar sesuai yang diharapkan.
Dalam melakukan pengembangan penyimpanan arsip, karyawan yang secara khusus
ditugaskan mengurusi arsip, hendaknya melakukan penyimpanan arsip sesuai dengan
sistem, prosedur, dan metode penyimpanan arsip tersebut.
b.
Penyimpanan Arsip Statis
Arsip statis adalah catatan atau rekaman yang berisi
informasi yang bernilai sejarah, telah melampaui masa simpan inaktif, dan
berketerangan dipermanenkan (permanen). Arsip inaktif setelah melampaui masa
simpan tetapi dinyatatakan mempunyai nilai sejarah akan dipermanenkan dan
dilakukan penyerahan oleh unit kearsipan kepada arsip perguruan tinggi. Arsip
ini akan memasuki masa sebagai arsip statis dan pengelolaan penyimpanannya
dilakukan oleh dan menjadi tanggungjawab lembaga arsip perguruan tinggi (arsip
perguruan tinggi).
Pengolahan arsip statis yang dilakukan dalam rangka
penyimpanan arsip statis dilaksanakan berdasarkan asas asal usul dan asas
aturan asli. Pengolahan arsip statis dilakukan berdasarkan standar deskripsi
arsip statis. Ini berarti bahwa pegawai lembaga kearsipan dalam melaku-kan pencatatan dan penyimpanan arsip
statis memperhatikan unit kerja asal arsip dan pokok masalah, masalah dan
perincian arsip terkait. Cara ini akan dapat menjamin sistematika,
pengendalian, dan kemudahan penyimpanan arsip.
ASMI Santa Maria Yogyakarta dalam mengembangkan
penyimpanan arsip statis juga harus memperhatikan dasar asas asal usul arsip.
Karyawan arsip dalam menyimpan arsip statis harus tetap menyusun arsip statis
berdasarkan asal usul arsip dalam hal menurut asal unit kerja pencipta arsip,
dan pemberkasannya mem-perhatikan pokok masalah arsip, agar terja-min sistematika, pengendalian, dan
penyim-panan arsip yang efektif.
4.
Pendukung
Penyimpanan Arsip
Dinyatakan di dalam UU tentang
Kearsipan Pasal 40 Ayat 4 bahwa untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang
efektif dan efisien, pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi
arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. Tata naskah dinas adalah
pengaturan naskah dinas sebagai sarana komunikasi kedinasan baik yang berupa
keputusan peraturan,keputusan penetapan (non-surat), surat, surat keterangan,
surat pernyataan, surat perjanjian, surat kuasa, berita acara, surat perintah,
surat pengumuman, surat undangan, surat edaran, nota dinas, laporan, naskah
rahasia atau surat rahasia. Hal yang diatur dalam tata naskah dinas yaitu
mengenai susunan tulisan naskah (judul, pembukaan, batang tubuh, penutup,
lampiran),teknik penulisan, tata cara pengetikan (ukuran huruf, jenis huruf,
pengaturan margin, pengaturan spasi).
Klasifikasi arsip adalah
daftar yang berisi uraian tentang pokok masalah, submasalah, dan subsubmasalah kegiatan yang dijadikan dasar
nama (sebutan) jenis arsip. Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi
sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan
keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip
dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai
pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Sistem klasifikasi keamanan dan
akses arsip adalah suatu daftar informasi yang berisi pengelompokan arsip dalam
tingkatan tertentu berdasarkan dampak yang ditimbulkan apabila informasi yang
terdapat didalamnya diketahui oleh pihak yang tidak berhak. Tingkat klasifikasi
keamanan dan akses arsip terdiri dari : sangat rahasia, rahasia, terbatas, dan
biasa/terbuka.
Dalam kaitannya dengan pengem-bangan penyimpanan arsip, sarana pendu-kung yang perlu dibuat atau dirumuskan oleh
pimpinan ASMI Santa Maria Yogya-karta yaitu daftar
klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta tingkat klasifikasi keamanan dan akses arsip.
Daftar klasifikasi arsip dapat dikembangkan berdasarkan sebutan (nama) guide
yang selama ini digunakan sebagai dasar penyimpanan arsip di Urusan Surat
Menyurat dan Kearsipan ASMI Santa Maria Yogyakarta. Daftar klasifikasi arsip
dapat juga dikembangkan dengan berdasarkan pada jenis kegiatan yang menjadi
fungsi dan tugas setiap satuan kerja di lingkungan ASMI Santa Maria Yogyakarta.
Daftar klasifikasi arsip ini berguna sebagai dasar penyimpanan arsip, karena
arsip dapat disimpan berdasarkan masalah, submasalah dan subsubmasalah, serta
kodenya yang berupa angka, kombinasi angka, atau kombinasi huruf dan angka.
ASMI Santa Maria Yogyakarta juga perlu merumuskan jadwal retensi arsip menurut jenis arsip, sebagai pedoman lama waktu penyimpanan
suatu jenis arsip sebagai arsip aktif dan inaktif, di samping sebagai pedoman
untuk melakukan peni-laian, pemusnahan, dan penyimpanan arsip
statis. Dasar penentuan waktu penyimpanan arsip aktif dan inaktif dapat
digunakan hasil penelitian George R. Terry yang menyebutkan bahwa arsip yang
tergolong penting disimpan dalam jangka waktu 5-6 tahun (Sutarto, 1997), atau
juga masa berlakunya status akreditasi yaitu 5 tahun. Berdasarkan ketentuan
waktu ini, suatu jenis arsip penting disimpan sebagai arsip aktif 1-2 tahun,
dan disimpan sebagai arsip inaktif selama 4-5 tahun. Atas arsip yang mempunyai
nilai sejarah langsung dapat ditetapkan sebagai arsip statis (arsip permanen,
arsip vital), sedangkan arsip yang tergolong penting lainnya setelah melampaui
masa simpan arsip aktif dan inaktif perlu dilakukan penilaian kembali. Apabila
dari penilaian arsip, suatu jenis arsip dinyatakan mempunyai nilai guna
permanen, maka disimpan selamanya. Namun apabila dari penilaian arsip, suatu
jenis arsip dinyatakan tidak mempunyai nilai guna lagi, maka arsip-arsip
tersebut dapat segera diproses untuk dimusnahkan.
ASMI Santa Maria Yogyakarta perlu merumuskan dan menetapkan pula sistem tingkat klasifikasi keamanan dan akses arsip, yang juga membantu penyimpanan arsip sehingga
petugas dapat bersikap tepat dan tegas berkenaan dengan arsip-arsip yang
disimpan, baik arsip yang bersifat sangat rahasia, rahasia, terbatas, dan
terbuka atau biasa bagi setiap pengguna arsip. Atas dasar sistem tingkat
klasifikasi keamanan dan akses arsip, petugas arsip tidak akan menyerahkan atau
meminjamkan arsip sangat rahasia, rahasia dan terbatas kepada publik, tanpa
izin dari pimpinan akademi. Publik pada dasarnya hanya diperbolehkan mengakses
arsip terbuka/ biasa.
5.
Sumber
Daya Manusia
UU tentang
Kearsipan menyebut bahwa sumber daya manusia yang terdiri dari arsiparis dan
sumber daya manusia yang memiliki kompetensi dan profesionalitas di bidang
kearsipan perlu dikembangkan, demikian juga sumber daya manusia yang melaksanakan
tugas pengelolaan arsip di ASMI Santa Maria Yogyakarta. Karena ASMI Santa Maria
Yogyakarta merupakan organisasi yang berukuran kecil dan dengan demikian volume
pekerjaannya relatif tidak banyak, maka pengembangan sumber daya
manusia diutamakan dari segi pengem-bangan kompetensi dan keprofesionalan
karyawan dengan mengikutsertakannya dalam program pendidikan dan pelatihan
kearsipan; pengaturan peran dan kedudukan hukum karyawan arsip, penyediaan
jaminan kesehatan dan tunjangan profesi untuk sumber daya kearsipan. Dan
apabila karya-wan tiba saatnya purna tugas, sebaiknya diusahakan mencari dan
mendapatkan calon karyawan yang berlatar belakang pendidikan kearsipan untuk
menjamin kompetensi dan profesionalitas kerja mengelola arsip.
6.
Prasarana
dan Sarana
Dinyatakan di dalam UU tentang Kearsipan bahwa
pencipta arsip dan lembaga kearsipan menyediakan prasarana dan sarana kearsipan
sesuai dengan standard kearsipan untuk pengelolaan arsip, sarana dan prasarana
kearsipan dimanfaatkan dan dikembangkan sesuai dengan kemajuan tek-nologi
informasi dan komunikasi, dengan memperhatikan standard kualitas dan
spesifikasi. Oleh karena itu, untuk pengem-bangan penyimpanan arsip di ASMI
Santa Maria Yogyakarta perlu dilakukan penyediaan prasarana dan sarana
kearsipan, pemanfaatan dan pengembangan sesuai dengan kemajuan teknologi
informasi dan komunikasi. Mempertimbangkan bahwa prasarana dan sarana kearsipan
ASMI Santa Maria sudah didukung sistem komputerisasi, maka karyawan Urusan
Surat Menyurat dan Kearsipan ASMI Santa Maria Yogyakarta perlu memanfaatkan
scanner dan computer sebagai alat penyimpanan dan pemeliharaan arsip, di
samping tetap menjaga arsip vital, aktif, inaktif, dan statis tetap bernilai
guna secara konvensional berdasarkan kertas (paper-based), dan sarana arsip
lainnya.
7.
Pendanaan
Di dalam UU tentang Kearsipan juga dinyatakan tentang perlunya alokasi
dana kearsipan. Pengembangan penyeleng-garaan arsip di ASMI Santa Maria,
termasuk di dalamnya pengembangan penyimpanan arsip tidak dapat dilepaskan dari
factor pendanaan. Oleh karena itu untuk pengem-bangan penyimpanan arsip ASMI
Santa Maria Yogyakarta pimpinan
hendaknya mengalokasikan dana dalam anggaran
pendapatan dan belanja sesuai dengan kebutuhan pengembangan.Dana yang dialo-kasikan
disusun berdasarkan kebutuhan seperti untuk pengembangan prasarana dan sarana, sumber daya manusia, dan
pelak-sanaan pekerjaan rutin sehari-hari.
C. Penutup
ASMI Santa Maria Yogyakarta perlu melakukan
pengembangan penyim-panan arsip yang tercipta dan diterima secara efektif dan efisien untuk mendukung
segenap pejabat pimpinan dan pegawai baik dosen maupun karyawan dalam
menjalankan fungsi dan tugasnya masing-masing di unit kerjanya dalam rangka
memelihara dan mengembangkan lembaga.Ada beberapa hal yang dapat diusahakan
dalam pengem-bangan penyimpanan arsip di ASMI Santa Maria Yogyakarta, yang secara ringkas dapat dirumuskan
sebagai berikut, yaitu :
-
Arsip diklasifikasikan berdasarkan penyimpanan arsip
menjadi arsip vital, arsip aktif, arsip inaktif, dan arsip statis.Untuk itu pimpinan melalui karyawannya perlu mengatur penyim-panan arsip dan menyediakan tempat
penyimpanan arsip (almari arsip, filing cabinet, ruang arsip) untuk menyimpan
arsip vital, arsip aktif, arsip inaktif, dan arsip statis.
-
Membentuk
lembaga kearsipan akademi atau cukup menyediakan ruangan dan sarana yang dibutuhkan untuk mengelola dan
menyimpan arsip statis; menetapkan unit kearsipan ataucukup menyediakan ruangan dan sarana yang dibutuhkan
untuk mengelola dan menyimpan arsip inaktif; dan menyadarkan setiap unit
kerja untuk menciptakan dan menyimpan arsip dari setiap aktivitas yang
dilakukannya ataupun arsip yang diterima dari unit kerja internal lain dan dari pihak luar lembaga.
-
Melakukan penyimpanan arsip vital, arsip aktif, arsip
inaktif, dan arsip statis di tempat yang disediakan sesuai dengan ketetapan
waktu masa simpan, sesuai prosedur dan metode yang sistematis.
-
Menetapkan klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, dan
sistem keamanan dan akses
arsip untuk mendukung kemudahan penyimpanan arsip.
-
Melakukan pengembangan sumber daya manusia dengan
mengikutsertakan karyawan yang mengurusi surat dan arsip dalam program
pendidikan dan pelatihan kearsipan; pengaturan peran dan kedudukan hukum
karyawan arsip, penyediaan jaminan kesehatan dan tunjangan profesi untuk sumber
daya kearsipan, dan pada saat karyawan purna tugas telah ada calon karyawan yang berlatar belakang
pendidikan kearsipan untuk menjamin kompetensi dan profesionalitas kerja.
-
Penyediaan, pemanfaatan dan pengem-bangan prasarana dan
sarana kearsipan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi.
-
mengalokasikan dana dalam anggaran pendapatan dan
belanja sesuai dengan kebutuhan pengembangan prasarana dan sarana, sumber daya
manusia, dan pelaksanaan pekerjaan rutin sehari-hari.
DAFTAR PUSTAKA
ANRI, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43
Tahun 2015 tentang Kearsipan, dan Peraturan Pemerintah Nomor
28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,
Jakarta, 2012
Suraja, Yohannes, Manajemen
Kearsipan, Penerbit DIOMA, Malang, 2006
Sutarto, Sekretaris
dan Tatawarkat, Gadjah Mada University Press, Yogyakarta,1997
Wursanto, Ig., Kearsipan
2, Penerbit dan Percetakan Kanisius, Cetakan ke-9, Yogyakarta, 2007
Tidak ada komentar:
Posting Komentar